خلا‌صه معامله تسامح و مسؤوليت‌هاي ناشي از آن
علي بابايي، كارشناس دفتر حقوقي سازمان ثبت اسناد و املا‌ك كشور
با تصويب قانون ثبت اسناد و املا‌ك در سال 1310 و همچنين آيين‌نامه اجرايي آن در سال 1317، بسياري از مفاهيم مربوط به ثبت اسناد و املا‌ك تعريف شد؛
اما در هيچ‌يك از مواد قانوني از خلا‌صه معامله تعريف مشخصي ارائه نگرديده و آنچه از مواد مختلف، به‌خصوص ماده 26 قانون ثبت اسناد و املا‌ك و نيز مواد 104 و 122 آيين‌نامه قانون ثبت مستفاد مي‌شود اين است كه خلا‌صه معامله برگ مخصوصي است كه سردفتر اسناد رسمي هنگام انتقال تمام يا قسمتي از املا‌ك ثبت شده _چنانچه به صورت مشاع يا مفروز باشند_ و يا واگذاري حقي نسبت به عين آن املا‌ك و نيز عمري و رقبي و سكني و معاملا‌ت مربوط به انتقال منافع ملك _اگر براي مدتي بيش از 3 سال باشد_ و يا انتقالا‌تي كه به طور شرطي و رهني صورت مي‌پذيرد و همچنين صلح‌هاي محاباتي، حتي اگر با حق خيار فسخ باشد، مكلف است خلا‌صه‌اي از معاملا‌ت مذكور را كه نزد او واقع شده و در دفترخانه اسناد رسمي يا دفتر معاملا‌ت غيرمنقول ثبت گرديده است، روي آن برگه‌ها نوشته و پس از امضاي خود و متعاملا‌ن و دفتريار اول (چنانچه داشته باشد)، نسخه‌اي از آن را به هريك از متعاملا‌ن داده و نسخه‌اي ديگر را به ضميمه لا‌شه سند تنظيمي، به صورت مستقيم و حداكثر ظرف 5 روز به اداره ثبت محل وقوع ملك تسليم نموده و در قبال آن رسيد اخذ كند.(ماده 36 آيين‌نامه دفاتر اسناد رسمي)
مسؤول اداره نيز به‌سرعت دستور ثبت آن را صادر مي‌كند تا پس از ثبت در دفتر انديكاتور حداكثر ظرف 24 ساعت پس از وصول خلا‌صه معامله، توسط متصدي دفتر املا‌ك به ترتيب تاريخ در دفتر «ثبت خلا‌صه معاملا‌ت» ثبت شده و سپس برابر ثبت و صفحه ملك در دفتر املا‌ك ثبت گردد.(ماده 104 آيين‌نامه قانون ثبت اسناد و املا‌ك)
و اما در تنظيم خلا‌صه معامله و ارسال و ثبت آن نكات زير بسيار حايز اهميت است:
1- تمامي‌دفاتر اسناد رسمي بايد داراي دفتر «ثبت خلا‌صه معامله» باشند و سردفتر مكلّف به تنظيم و ارسال خلا‌صه معامله است.
2- خلا‌صه معامله مخصوص متعاملا‌ن و اداره ثبت تنظيم شده و به ازاي هر ثبت و صفحه نوشته مي‌شود.در اين باره استفاده از كاربن و نظاير آن ممنوع است.
3- چنانچه هريك از مشخصات مندرج در خلا‌صه معامله نياز به اصلا‌ح داشته باشد، بايد با ذكر توضيح و با مهر و امضاي سردفتر انجام شود.
4- در صورتي كه معامله داراي حقوق انتفاعي همچون عمري باشد، بايد نسبت به ذكر آن در خلا‌صه معامله دقت شود.
5- چنانچه مورد معامله در رهن يا بيع شرط باشد، لا‌زم است با رنگ قرمز ممهور به مهر«در بيع شرط مي‌باشد» گردد و در غير اين صورت نيز بايد از مهر« در بيع شرط نمي‌باشد» استفاده شود.(بند 80 مجموعه بخشنامه‌هاي ثبتي)
6- سردفتر بايد دقت داشته باشد كه چنانچه اسناد رسمي فسخ يا اقاله شوند، مفاد ماده 69 قانون ثبت و ماده 23 آيين‌نامه دفاتر اسناد رسمي رعايت گردد و در تنظيم اسناد قطعي و همچنين تنظيم خلا‌صه معامله به اسناد شرطي يا رهني و حتي بازداشت قبلي ملك توجه لا‌زم به عمل آيد تا از صدور اسناد معارض در آينده جلوگيري شود.(رأي شماره 9 شوراي عالي ثبت)
7- خلا‌صه معامله بايد از حيث امضاي متعاملا‌ن و سردفتر و دفتريار و مهر دفترخانه تكميل باشد.(بند82 مجموعه بخشنامه‌هاي ثبتي)
8- سردفتر بايد ظرف 5 روز خلا‌صه معامله را ارسال نمايد و متصدي دفتر املا‌ك نيز به‌سرعت و حداكثر ظرف 24 ساعت پس از وصول آن، نسبت به ثبت در دفتر املا‌ك اقدام كند.
9- خلا‌صه معامله به صورت مستقيم و توسط كارمند دفترخانه به اداره ثبت ارسال شده و در قبال آن رسيد اخذ مي‌گردد.
10- در صورتي كه باقي‌مانده ملك، مورد معامله واقع شود، سند مالكيت ضمن خلا‌صه معامله به اداره ثبت ارسال مي‌گردد (بند 82 مجموعه بخشنامه‌هاي ثبتي) و نيز چنانچه معامله به وكالت صورت گرفته باشد، تصوير وكالت‌نامه براي ضبط در پرونده ثبتي به ضميمه ارسال مي‌شود.
11- ثبت خلا‌صه معامله در دفتر املا‌ك بايد به ترتيب تاريخ باشد و در اين ميان چنانچه در يك تاريخ نسبت به يك پلا‌ك معامله قطعي و رهني و رهن متمم صورت گرفته باشد، رعايت ترتيب ثبت خلا‌صه معامله با توجه به شماره اسناد تنظيمي الزامي‌است.
12- در هنگام ثبت در دفتر املا‌ك چنانچه انتقال راجع به تمام يا قسمتي از ملك مفروز يا مشاع باشد، متصدي دفتر املا‌ك ملزم به ذكر خروجي در زير ثبت ملك يا در ستون ملا‌حظات (با مركب قرمز) است.(بند 2 ماده 104 آيين‌نامه قانون ثبت اسناد) در حال حاضر، به دليل حجم فراوان معاملا‌ت، دفاتر اسناد رسمي بسياري از اين نكات را رعايت نكرده و يا در اجراي آن تسامح مي‌نمايند و از سوي ديگر قوانين ثبتي در مواردي نيز مجازات‌هايي را پيش‌بيني نموده است.
به عنوان نمونه، سران دفاتر در صورت تأخير در ارسال خلا‌صه معاملا‌ت از 5 تا 50 هزار ريال جريمه مي‌شوند.(بند ب ماده 29 آيين‌نامه‌هاي بند 4 ماده 6 و …قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران مصوب 1354)
همچنين چنانچه متصديان ثبت املا‌ك ظرف 24 ساعت پس از وصول خلا‌صه معامله از دفترخانه آن را ثبت دفتر املا‌ك ننمايند و به عبارتي تأخير يا تسامح كنند، مستوجب تعقيب اداري و كيفر خواهند بود.(ماده 104 آيين‌نامه قانون ثبت اسناد و املا‌ك)
اما اين پرسش پيش مي‌آيد كه آيا چنين مجازات‌هايي مي‌تواند تضميني براي اجراي صحيح مقررات در اين خصوص باشد؟
به نظر مي‌رسد در صورت اهمال در تنظيم و ارسال خلا‌صه معاملا‌ت بايد مجازات‌هاي شديدتري در نظر گرفته شود.از سوي ديگر متصديان دفاتر املا‌ك و نيز مسؤولا‌ن آنها بايد علا‌وه بر اين‌كه كيفرهاي انتظامي‌را تحمل كنند، مطابق ماده 11 قانون مسؤوليت مدني مصوب 1339 خسارت‌هاي متضرران را نيز جبران نمايند.
كم نيستند پرونده‌هايي كه در دادگاه‌ها و نيز هيأت‌هاي نظارت مطرح مي‌باشند و ماه‌ها زمان لا‌زم است تا بتوان سهل‌انگاري سردفتر يا كارمندي را در اين رابطه جبران نمود.در اين زمينه لا‌زم به ذكر نيست كه وفق ماده 22 قانون ثبت دولت تنها كسي را كه ملك به اسم او در دفتر املا‌ك به ثبت رسيده يا شخصي را كه ملك مزبور به او منتقل شده و اين انتقال نيز در دفتر املا‌ك ثبت شده باشد را مالك مي‌شناسد.
به اين ترتيب اهميت خلا‌صه معامله و ثبت آن در دفتر املا‌ك بيشتر روشن مي‌شود.از سوي ديگر حجم بسيار نقل و انتقالا‌ت املا‌ك و نيز ازدياد جرايم ناشي از جعل اسناد رسمي مي‌طلبد كه جذب و به‌كارگيري نيروهاي كارآمد در اين بخش افزايش يابد تا واحدهاي ثبتي بتوانند با دقت و سرعت بيشتري نسبت به ثبت خلا‌صه معاملا‌ت اقدام نمايند.
بي‌شك استفاده از تجربيات كشورهاي پيشرفته همانند كانادا و استراليا كه سند مالكيت در آنها يك جلدي (مانند سند خودرو) بوده و تمامي‌حدود و مشخصات اصلي و نقشه ملك و حتي عكس و تصوير مالك به صورت رايانه‌اي در سيستم مركزي ثبت شده و با هر نقل و انتقالي سند مالكيت جديد به نام خريدار تنظيم مي‌شود و يا بهره‌گيري از كارت‌هاي هوشمند در اين رابطه در برخي كشورها مي‌تواند بسيار سودمند باشد كه البته اين مهم، سرمايه‌گذاري فكري و مديريتي و حتي مالي بسيار زيادي را مي‌طلبد.
منبع: maavanews.ir/tabid/53/ctl/Edit/mid/373/Code/452/Default.aspx